Visão geral da Gerenciamento de visitantes

O Vault Next oferece ao usuário uma maneira de gerenciar visitas e visitantes usando um módulo chamado Gerenciamento de Visitantes. O usuário pode encontrar este módulo em Monitoramento > Gerenciamento de Visitantes. Esta página é chamada de Página Inicial de Visitantes.

Visitantes Atuais

Visitantes que fizeram check-in e visitantes registrados com horários de visita agendados serão exibidos em Visitantes Atuais.

A página de Visitantes Atuais não exibirá visitantes que fizeram check-out do sistema.

Na barra de navegação, o usuário pode digitar o nome do visitante na barra de pesquisa para filtrar os resultados do dia com base no nome do visitante ou do anfitrião. O Calendário permite que o usuário selecione a data e veja visitas agendadas futuras e visitas passadas que não fizeram check-out.

A página de visitantes atuais exibirá uma lista de visitantes dependendo da data selecionada no calendário. Aqui você pode monitorar visitantes que fizeram check-in e visitantes agendados para hoje. Você pode ver o horário de início agendado dos visitantes, horário de término agendado, horário de check-in e valores para campos personalizados que você habilitou, como ID1. Clicar no ícone de lápis à direita de um visitante o levará para a página de visitante registrado.

Adicionando Visitantes

Para adicionar um visitante, você pode clicar no botão Novo Visitante na Página Inicial de Visitantes.

A barra de navegação superior contém os seguintes elementos:

  • Início - Leva o usuário de volta à página Inicial de Gerenciamento de Visitantes.
  • Salvar - Quando pressionado, o visitante é registrado no sistema com as informações fornecidas no formulário.
  • Cancelar - Cancela o registro do visitante.

À esquerda, sob a imagem do visitante, o sistema oferece ao usuário opções para fazer upload de uma imagem do usuário ou tirar uma nova. Você também pode exibir o campo de assinatura em Campos Personalizados para mostrar opções de upload ou captura de uma assinatura.

O centro da página contém o formulário do visitante. Novamente, você pode ocultar, exibir ou criar novos campos em Campos Personalizados. Campos obrigatórios serão marcados com um asterisco vermelho.

Os campos do visitante incluem:

  • Tipo de Visitante - Este menu suspenso contém o valor do tipo de visitante. Visitante e Contratado são dois tipos padrão fornecidos no sistema. O administrador pode criar tipos adicionais de visitantes.
  • Hora da Visita - Este menu suspenso contém o horário em que a visita ocorrerá. Ele fornece três opções: Hoje, Amanhã e Intervalo. Selecionar a opção de intervalo permite que o usuário selecione um intervalo específico de data e hora.
  • Nome - Este campo contém o nome do visitante.
  • Anfitrião - Este campo contém o nome do anfitrião do visitante. Os anfitriões são usuários registrados no sistema.
  • Email - Este campo contém o email do visitante.
  • ID1 - Um número único associado a um visitante. Pode ser um CPF, por exemplo.
  • Motivo da Visita - Este menu suspenso contém o motivo da visita. Ele tem dois valores: Reunião e Outro. Quando o usuário seleciona a opção Outro, ele terá que digitar o motivo da visita. É possível adicionar mais tipos de visita em Sistema > Tabelas do Sistema.

Como Registrar um Visitante

  1. Navegue até Monitoramento > Gerenciamento de Visitantes > Novo Visitante.
  2. Selecione o Tipo de Visitante no menu suspenso.
  3. Em seguida, selecione a Hora da Visita no menu suspenso. O usuário aparecerá na seção de visitantes atuais no horário especificado e precisará fazer check-in.
  4. Insira o Nome do visitante e o Anfitrião - um usuário existente. Usuários Anfitriões podem ser cadastrados em Banco de Dados > Grupos de Anfitriões.
  5. Você também pode carregar a foto ou capturá-la em Selecionar Foto | Capturar Foto.
  6. Clique em Salvar.

Após o registro, você será transferido diretamente para a página de visitante registrado, indicada pela caixa verde Registrado no canto superior direito.

A Página de Visitante Registrado

A barra de navegação superior contém os seguintes elementos:

  • Início - Leva o usuário de volta à página de Gerenciamento de Visitantes.
  • Novo Visitante - Leva o usuário à página de registro de Novo Visitante.
  • Salvar - Quando pressionado, o visitante é registrado no sistema com as informações fornecidas abaixo.
  • Cancelar - Cancela o registro do visitante.
  • Nova Visita - Leva o usuário a uma página onde ele pode adicionar uma nova visita para o visitante selecionado.
  • Excluir (Menu Suspenso) - Quando clicado, oferece ao usuário duas opções:
  • Excluir Visita - Quando usado, a visita selecionada será excluída.
  • Excluir Visitante e Visitas - Quando usado, o visitante e todas as visitas relacionadas a esse visitante serão excluídos do sistema.
  • Imprimir - Quando clicado, permite ao usuário criar, editar, excluir e imprimir crachás.
  • Check In/Out - Se o usuário não fez check-in, clicar neste botão faz o check-in do usuário na instalação. Se o usuário já fez check-in, clicar neste botão faz o check-out do usuário da instalação.
  • Entry Pass - Quando clicado, uma autorização de Entrada contendo QR Code será enviada por email ao visitante. Uma licença adicional é requerida para utilização deste módulo.

Atribuir uma Credencial a um Visitante

No formulário do visitante, o campo Credencial contém o valor da credencial que será atribuída ao visitante. A caixa suspensa mostrará números de cartão à medida que você começar a digitar.

Fazer Check-in/Check-out de um Visitante

Clicar no botão Check In na barra de navegação superior muda o estado do usuário de registrado para Check-in. Isso é indicado pela caixa verde de check-in no canto superior direito.

Lidando com um Visitante Retornando

A opção de visitante retornando permite que o usuário do Vault Next filtre e localize todos os visitantes anteriores no sistema.

  • Pesquisar Por - Este menu suspenso permite que o usuário selecione o valor do parâmetro que será usado para filtrar a pesquisa dos visitantes retornando.
  • Nome
  • Credencial
  • Email
  • ID1
  • ID2
  • Telefone Celular
  • Motivo da Visita
  • Texto de Pesquisa - Este campo de texto contém o valor do texto que é usado para corresponder ao parâmetro selecionado no menu suspenso Pesquisar Por.

À direita do campo de texto, o sistema oferece ao usuário três opções (botões):

  • Correspondência Exata - Quando selecionado, o sistema tenta encontrar registros no banco de dados que tenham valores exatos como o texto presente na caixa de Texto de Pesquisa.
  • Contém - Quando selecionado, o sistema tenta encontrar registros no banco de dados que tenham valores semelhantes ao texto presente na caixa de Texto de Pesquisa.
  • Inicia com - Quando selecionado, o sistema tenta encontrar registros no banco de dados que tenham valores que começam com o texto presente na caixa de Texto de Pesquisa.

Clicar em Buscar exibirá uma lista de usuários que atendem aos seus critérios de pesquisa. O nome, email, telefone, endereço e alguns campos personalizados dos visitantes serão exibidos. Clique no botão Visitas à direita do resultado para ir para a página de visitante registrado.

Encontrar um Visitante Retornando e Fazer Check-in

  1. Navegue até Monitoramento > Gerenciamento de Visitantes.
  2. Clique em Visitante Retornando na página de Gerenciamento de Visitantes.
  3. Selecione o campo Pesquisar Por no menu suspenso.
  4. Insira o texto de pesquisa e clique em Encontrar.
  5. Clique em Visitas, isso o transferirá para a página registrada e exibirá se o usuário está registrado ou fez check-in.
  6. Para fazer o check-in, clique em Check-in.

Usando o Modo Anfitrião

O modo anfitrião substituirá o botão Novo Usuário na página inicial de visitantes pelo botão Anfitrião.

Clicar no botão Anfitriões exibirá a página de Anfitriões. Esta página exibe uma lista de anfitriões organizados por seu grupo de usuários. Você verá campos de usuário como nome do anfitrião, grupo de usuários, telefone, celular e email.

O botão Voltar navegará de volta para a página inicial de visitantes.

Digitar caracteres na barra de pesquisa refinará os resultados. A pesquisa levará em conta todos os campos de usuário, mesmo que não sejam exibidos diretamente.

Clicar no nome de um anfitrião o transferirá para a página do grupo de usuários do Anfitrião.

Aba Geral

A aba Geral exibirá quaisquer avisos, como se o número máximo de visitantes for atingido.

Aba Visitantes Atuais

A aba Visitantes Atuais exibirá quaisquer visitantes registrados ou com check-in associados ao grupo de usuários específico. Ela exibirá o número máximo de visitas permitidas e o total atual de visitas.

O botão Início levará você de volta à Página Inicial de Visitantes.

O botão Voltar levará você de volta à página de Anfitriões, e o botão Novo Visitante levará você à página de novos visitantes e preencherá automaticamente o campo de anfitrião com o nome do anfitrião selecionado.

Como Registrar um Novo Visitante no Modo Anfitrião

  1. Clique no botão Anfitriões.
  2. Selecione um anfitrião da lista e clique no nome dele.
  3. Clique no botão Novos Visitantes.
  4. Selecione o Tipo de Visitante no menu suspenso.
  5. Em seguida, selecione a Hora da Visita no menu suspenso. O usuário aparecerá na seção de visitantes atuais no horário especificado e precisará fazer check-in.
  6. Insira o Nome do visitante.
  7. Preencha todos os campos obrigatórios.
  8. Você também pode adicionar a foto ou capturá-la ao mesmo tempo do visitante em Selecionar Foto | Capturar Foto.
  9. Clique em Salvar.

Após o registro, você será transferido diretamente para a página de Visitante Registrado, indicada pela caixa verde Registrado no canto superior direito.

Usando o Modo Anfitrião

O modo anfitrião substituirá o botão Novo Usuário na página inicial de visitantes pelo botão Anfitrião.

Clicar no botão Anfitriões exibirá a página de Anfitriões. Esta página exibe uma lista de anfitriões organizados por seu grupo de usuários. Você verá campos de usuário como nome do anfitrião, grupo de usuários, telefone, celular e email.

O botão Voltar navegará de volta para a página inicial de visitantes.

Digitar caracteres na barra de pesquisa refinará os resultados. A pesquisa levará em conta todos os campos de usuário, mesmo que não sejam exibidos diretamente.

Clicar no nome de um anfitrião o transferirá para a página do grupo de usuários do Anfitrião.

Aba Geral

A aba Geral exibirá quaisquer avisos, como se o número máximo de visitantes for atingido.

Aba Visitantes Atuais

A aba Visitantes Atuais exibirá quaisquer visitantes registrados ou com check-in associados ao grupo de usuários específico. Ela exibirá o número máximo de visitas permitidas e o total atual de visitas.

O botão Início levará você de volta à Página Inicial de Visitantes.

O botão Voltar levará você de volta à página de Anfitriões, e o botão Novo Visitante levará você à página de novos visitantes e preencherá automaticamente o campo de anfitrião com o nome do anfitrião selecionado.

Como Registrar um Novo Visitante no Modo Anfitrião

  1. Clique no botão Anfitriões.
  2. Selecione um anfitrião da lista e clique no nome dele.
  3. Clique no botão Novos Visitantes.
  4. Selecione o Tipo de Visitante no menu suspenso.
  5. Em seguida, selecione a Hora da Visita no menu suspenso. O usuário aparecerá na seção de visitantes atuais no horário especificado e precisará fazer check-in.
  6. Insira o Nome do visitante.
  7. Preencha todos os campos obrigatórios.
  8. Você também pode adicionar a foto ou capturá-la ao mesmo tempo do visitante em Selecionar Foto | Capturar Foto.
  9. Clique em Salvar.

Após o registro, você será transferido diretamente para a página de Visitante Registrado, indicada pela caixa verde Registrado no canto superior direito.

Visualizando o Log de Visitantes

A opção de Log de Visitantes permite que o usuário visualize os logs gerados pelos visitantes. Além disso, o sistema permite que o usuário filtre os logs com base em tempo, campos, etc.

O AvericsUnity também permite que o usuário exporte os logs como uma planilha Excel ou arquivo PDF. O usuário pode encontrar essas opções na barra de navegação superior, em um menu suspenso chamado Exportar.

O log pode ser filtrado usando as seguintes configurações:

  • Hora de Início - Este campo contém a data e hora de início. Este tempo é o tempo inicial que será aplicado ao filtro ao filtrar os Logs de Visitantes.
  • Hora de Término - Este campo contém a data e hora de término. Este tempo é o tempo final que será aplicado ao filtro ao filtrar os Logs de Visitantes.
  • Lista de Campos - Este menu suspenso contém o valor do parâmetro que é usado para filtrar os Logs de Visitantes. Ele fornece os seguintes campos:
  • Nome do Visitante
  • Nome do Anfitrião
  • Número da Credencial
  • Placa do Veículo
  • Informações da Visita

Clicar em Encontrar refinará a lista. A lista consistirá no tipo de Ação; registrado, check-in ou check-out, a data e hora em que a ação ocorreu, o nome do visitante, o nome do anfitrião, o número da credencial, informações da visita, número da placa do veículo e outros campos personalizados.# Configurando a Gerenciamento de Visitantes

A Gerenciamento de Visitantes é um módulo altamente configurável. Este artigo discute as configurações que podem ser ajustadas.

Configurações de Visitantes

Dependendo dos módulos do seu sistema, as seguintes configurações estão disponíveis:

  • Check-in Automático - Faz o check-in do visitante automaticamente após ele ser registrado.
  • Anfitrião Automático - Não exige que o usuário do aplicativo especifique um anfitrião ao registrar um visitante.
  • Imprimir no Check-in - Se você tiver o módulo de impressão de crachás, isso enviará automaticamente um crachá com as informações do visitante para a impressora padrão e imprimirá o crachá com base no modelo de crachá.
  • Modo Anfitrião - Substitui a seção de novo visitante pela seção de anfitriões, exigindo que um visitante seja registrado diretamente sob um anfitrião.

Para ativar essas configurações, marque a caixa necessária e clique em Salvar.

Adicionando Credenciais de Visitantes

Você pode atribuir credenciais virtuais aos visitantes e enviar códigos QR diretamente para o email deles usando o EntryPass. Para configurar e adicionar EntryPass aos visitantes, veja Visitor EntryPass.

Você também pode atribuir credenciais físicas aos visitantes. Uma estação de Gerenciamento de Visitantes terá uma quantidade de credenciais que podem ser organizadas fisicamente por grupos de acesso. Essas credenciais são adicionadas ao banco de dados de Credenciais de Visitantes e podem ser atribuídas e desatribuídas a usuários registrados; veja a Página de Visitante Registrado. Essas credenciais podem ser desatribuídas no checkout para serem usadas pelo próximo visitante.

Para adicionar credenciais físicas individuais:

  1. Navegue até Monitoramento > Gerenciamento de Visitantes > Credenciais de Visitantes.
  2. Clique em Adicionar e selecione Cartão.
  3. Selecione o Formato, Número e o Código da Instalação.
  4. Adicione a Data de Ativação e a Data de Expiração do cartão.
  5. Selecione a aba Grupos de Acesso e selecione o grupo de acesso para o cartão.

Para adicionar várias credenciais físicas de uma vez:

  1. Navegue até Monitoramento > Gerenciamento de Visitantes > Credenciais de Visitantes.
  2. Clique em Adicionar credenciais na barra superior.
  3. Insira o intervalo de números de credenciais.
  4. Selecione o status, formato, código da instalação, data de ativação e data de expiração de sua escolha. Clique em Próximo.
  5. Selecione o nível de acesso que você deseja que essas credenciais tenham. Escolha entre acesso total ou acesso selecionado e selecione o(s) grupo(s) de acesso. Clique em Adicionar.
  6. Você será automaticamente desconectado. Faça login novamente, navegue até Monitoramento > Gerenciamento de Visitantes > Credenciais de Visitantes e verifique se as credenciais foram adicionadas corretamente. Se estiver satisfeito, navegue até Banco de Dados > Usuários e clique em Mais > Baixar Credenciais para enviar as alterações aos controladores necessários.

Como Adicionar um Tipo de Visitante

  1. Navegue até Sistema > Tabelas do Sistema > Tipos de Visitantes.
  2. Clique em Novo e insira o tipo de visitante que você deseja e, em seguida, clique em Salvar.

Configurando o Modo Anfitrião

Para habilitar o modo anfitrião, marque a caixa de seleção Modo Anfitrião em Configurações de Visitantes. O modo anfitrião adiciona uma camada adicional de organização à Gerenciamento de Visitantes, registrando um visitante diretamente sob um anfitrião. O modo anfitrião é útil em casos como uma única estação de Gerenciamento de Visitantes, como uma portaria central, que lida com muitas empresas ou grupos de usuários diferentes. Esses grupos de usuários podem ser vistos como diferentes andares no prédio. Cada grupo de usuários pode ser configurado para ter um número máximo de visitantes em um determinado momento.

Para criar grupos de usuários e adicionar usuários, veja Trabalhando com Grupos de Usuários.

Para configurar grupos de usuários para ter um número máximo de visitantes, navegue até Banco de Dados > Avançado | Grupos de Usuários.

Selecione o grupo de usuários na coluna da esquerda, na aba Geral, insira o número máximo de visitantes. O número máximo de visitantes permitido será exibido quando o gerente de visitantes estiver registrando um usuário para um anfitrião. Marque a caixa "Visitantes não podem ser adicionados após atingir o máximo" para tornar o número máximo de visitantes uma regra obrigatória.

Uma vez que o modo anfitrião esteja configurado, veja Usando o Modo Anfitrião.

Notificações de Visitantes/Anfitriões

Crie qualquer modelo de mensagem com "Visitante" como a primeira palavra. Este modelo também será enviado para o email ou telefone móvel dos visitantes. Crie qualquer modelo de mensagem com "Anfitrião" como a primeira palavra. Isso também será enviado para o email ou telefone móvel dos anfitriões.